Datenschutz und GDPR in Hotels: was man (wirklich) wissen sollte

Die DSGVO (EU-Verordnung 2016/679) gilt für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von europäischen Bürgern verarbeitet. Hotels tun dies jeden Tag: Buchungen, Check-ins, Newsletter, Sonderwünsche.

Um die Vorschriften einzuhalten, müssen fünf wichtige Grundsätze beachtet werden:

• Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz bei der Verarbeitung
• Zweckbindung: Erhebung von Daten nur für rechtmäßige Zwecke
• Datenminimierung: nur das Nötigste verlangen
• Sichere Lagerung
• Vertraulichkeit und Integrität, auch durch geeignete technische Hilfsmittel

Übersetzt heißt das: Wir brauchen klare Informationen, die Zustimmung, wenn nötig, und Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Zusätzlich zu den Standarddaten (Name, E-Mail, Telefon) erheben die Einrichtungen häufig besondere Datenkategorien: Essensvorlieben, Allergien, Behinderungen, Religion, sexuelle Orientierung...

Dabei handelt es sich um sensible Daten, deren Verarbeitung besondere Vorsichtsmaßnahmen und oft auch eine ausdrückliche Zustimmung erfordert.

Vorsicht auch beim Marketing: Die Erhebung von Daten für den Versand von Werbematerial erfordert eine spezifische, nachvollziehbare und jederzeit widerrufbare Einwilligung.

Diese beiden Momente sind die heikelsten bei der Datenverwaltung. Hier sind einige bewährte Verfahren zum Schutz der Privatsphäre:

• Lassen Sie Dokumente nicht unbeaufsichtigt am Empfang liegen
• Sprechen Sie die Zimmernummer oder persönliche Daten des Kunden nicht laut aus.
• Angebot digitales EincheckenSicherer und schneller
• Ordnungsgemäße Ablage bzw. Löschung von Papierdokumenten am Ende des Aufenthalts entsprechend dem in den Vorschriften vorgesehenen Zeitrahmen.

Zur Einhaltung der DSGVO gehört auch die Technologie. Unverzichtbare Werkzeuge:

• Sicheres PMS mit verfolgtem Zugang
• Verschlüsselte Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand
• Backup und Notfallwiederherstellung
• Integrierte Verwaltung von Zustimmungen

Datenschutz ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein Wettbewerbsvorteil. Ein Gast, der sich sicher fühlt, wird eher wiederkommen, eine positive Bewertung abgeben oder den Betrieb weiterempfehlen.

5 bewährte Verfahren für den Einstieg:

• Informiert klar und deutlich
• Fragen Sie nur nach wesentlichen Daten
• Schutz der gesammelten Informationen
• Personal ausbilden

In einer zunehmend digitalen Welt ist Vertrauen die neue Währung der Gastfreundschaft. Und der Schutz der Privatsphäre ist ihr wichtigster Pfeiler.