Privacy en de AVG in hotels: wat je (echt) moet weten

De AVG (Verordening (EU) 2016/679) is van toepassing op elk bedrijf dat persoonsgegevens van Europese burgers verwerkt. Hotels doen dit dagelijks: reserveringen, inchecken, nieuwsbrieven, speciale verzoeken.

Om aan de voorschriften te voldoen, moeten vijf kernprincipes in acht worden genomen:

• Rechtmatigheid, correctheid en transparantie bij de verwerking
• Doelbinding: gegevens uitsluitend verzamelen voor legitieme doeleinden
• Gegevensminimalisatie: vraag alleen wat nodig is
• Veilige opslag
• Vertrouwelijkheid en integriteit, onder meer door middel van geschikte technologische hulpmiddelen

Vertaald: er is behoefte aan duidelijke informatie, toestemming waar nodig en bescherming tegen ongeoorloofde toegang.

Naast de standaardgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer) verzamelen accommodaties vaak ook bijzondere categorieën gegevens: voedingsvoorkeuren, allergieën, handicaps, religie, seksuele geaardheid…

Dit zijn gevoelige gegevens, en bij de verwerking ervan is bijzondere voorzichtigheid geboden en is vaak uitdrukkelijke toestemming vereist.

Let ook op de marketing: voor het verzamelen van gegevens om promoties te versturen is een specifieke, traceerbare en te allen tijde herroepbare toestemming vereist.

Dit zijn de twee meest gevoelige momenten bij het beheer van gegevens. Hier volgen enkele aanbevolen werkwijzen om de privacy te beschermen:

• Laat geen documenten onbeheerd achter bij de receptie
• Zeg het kamernummer of de persoonlijke gegevens van de klant niet hardop
• Aanbieden digitale check-in, veiliger en sneller
• Papieren documenten aan het einde van het verblijf op de juiste wijze archiveren of vernietigen, volgens de in de wetgeving vastgestelde termijnen.

Om aan de AVG te voldoen, is technologie ook van belang. Onmisbare hulpmiddelen:

• Veilige PMS-systemen met traceerbare toegang
• Versleutelde gegevens tijdens verzending en in opslag
• Back-up en noodherstel
• Geïntegreerd toestemmingsbeheer

Privacy is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een concurrentievoordeel. Een gast die zich veilig voelt, komt eerder terug, laat vaker een positieve beoordeling achter of beveelt de accommodatie aan.

5 tips om mee te beginnen:

• Geef duidelijke informatie
• Vraag alleen de essentiële gegevens
• Bescherm de verzamelde gegevens
• Leid het personeel op

In een steeds digitalere wereld is vertrouwen de nieuwe valuta van de horeca. En privacy is de belangrijkste pijler daarvan.