Informatie voor betrokkenen

Geachte geïnteresseerde,

Deze verklaring wordt verstrekt overeenkomstig de artikelen 13 en 14 van Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens (Wetsbesluit 196/2003, zoals gewijzigd bij Wetsbesluit 101/2018), om u alle informatie te verstrekken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens in verband met het gebruik van onze website www.hotiday.com, de bijbehorende subdomeinen en de door ons aangeboden diensten, met inbegrip van deelname aan het loyaliteitsprogramma Hotiday Club.

We willen benadrukken dat deze privacyverklaring uitsluitend betrekking heeft op de website hotiday.com en niet op andere websites die de gebruiker/bezoeker via eventuele links op deze site kan raadplegen, met inbegrip van de websites van de partneraccommodaties waar het verblijf wordt geboekt.

De verwerkingsverantwoordelijke is Hotiday S.r.l., gevestigd aan de Via Giovanni Porzio nr. 4, Napels (NA), met btw-nummer 10011061214, vertegenwoordigd door Federico di Carlo, voorzitter van de raad van bestuur.

De verwerkingsverantwoordelijke heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, namelijk Studio Figurati S.r.l.s., die per e-mail bereikbaar is op het adres dpo.hotiday@figurati.it voor alle vragen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten.

De computersystemen en softwareprocedures die nodig zijn voor de werking van de website kunnen tijdens hun normale werking bepaalde persoonsgegevens verzamelen waarvan de overdracht inherent is aan het gebruik van internetcommunicatieprotocollen (IP-adressen, domeinnamen van de computers die voor de verbinding worden gebruikt, het besturingssysteem en de browser die worden gebruikt, tijdstippen). Deze gegevens worden niet verzameld om te worden gekoppeld aan geïdentificeerde betrokkenen, maar kunnen door hun aard, door verwerking en koppeling met gegevens van derden, het mogelijk maken om gebruikers indirect te identificeren. Ze worden uitsluitend gebruikt om anonieme statistische informatie te verkrijgen en om de correcte werking van de website te controleren; ze worden gedurende een beperkte periode bewaard en worden niet doorgegeven of verspreid. De rechtsgrondslag is het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke (art. 6, lid 1, onder f, AVG) met betrekking tot de beveiliging van zijn IT-infrastructuur.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door bezochte websites op de computers van gebruikers/bezoekers worden geplaatst om de werking van de website mogelijk te maken, de navigatie te verbeteren en, indien van toepassing, het gebruik ervan te monitoren; ze kunnen ook worden geplaatst door andere websites of webservers (zogenaamde „derden”). De website maakt gebruik van technische cookies, die noodzakelijk zijn voor de werking en waarvoor geen toestemming vereist is, en – na uw toestemming, die vooraf kan worden gegeven en per doel kan worden ingetrokken – cookies voor functionaliteit, gebruikerservaring, metingen en marketing, waaronder gepersonaliseerde advertenties.

Bij het eerste bezoek heeft de gebruiker/bezoeker de mogelijkheid om toestemming te verlenen, te weigeren of aan te passen, en kan hij deze op elk moment wijzigen of intrekken via het voorkeurenpaneel. De bijgewerkte lijst van geïnstalleerde cookies per doel, de bijbehorende leveranciers, de geldigheidsduur en de informatieverklaringen van derden is opgenomen in het cookiebeleid, dat onderaan elke pagina van de website te vinden is en op elk moment via het voorkeurenpaneel kan worden geraadpleegd.

Wat betreft de betrokkenen die gebruik willen maken van onze diensten, vragen wij hen verplicht om persoonsgegevens te verstrekken, zoals identificatiegegevens, contactgegevens, evenals gegevens met betrekking tot de facturering en de betaalwijzen. Het doel hiervan is om uw verblijf bij onze partners te kunnen reserveren, u berichten te sturen over de organisatie van de dienst en de bevestiging van de reservering, de betaling af te handelen, eventuele wijzigingen, annuleringen en terugbetalingen te verwerken en u voor en tijdens uw verblijf ondersteuning te bieden. In dit geval is de rechtsgrondslag die voorzien in artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG, namelijk de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of van precontractuele maatregelen die op zijn verzoek worden genomen, en het niet verstrekken van deze gegevens maakt het onmogelijk om de reservering te verwerken.

Tijdens het reserveringsproces krijgt u de mogelijkheid om, geheel vrijwillig, uw verwachte aankomsttijd en het soort reis aan te geven. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt om de accommodatie in staat te stellen de ontvangst en de dienstverlening te organiseren. De rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b) AVG) en het niet verstrekken van deze gegevens heeft geen gevolgen voor de reservering.

Mocht u ons aanvullende persoonsgegevens over uzelf willen verstrekken, met inbegrip van gegevens die tot bijzondere categorieën behoren, de zogenaamde „gevoelige gegevens”, in de zin van artikel 9 van de AVG (met name gegevens die de gezondheidstoestand kunnen onthullen, zoals voedingsbehoeften in verband met aandoeningen of de noodzaak van mobiliteitshulpmiddelen) door het invullen van het vrij in te vullen opmerkingenveld tijdens het reserveringsproces, wordt dit beschouwd als een impliciete toestemming voor het doorgeven van de gegevens aan de accommodatie waarvoor u de reservering maakt. In dat geval is het doel het afhandelen van uw uitdrukkelijke verzoek en vindt de verwerking plaats gedurende de tijd die nodig is om aan het verzoek te voldoen, waarna de gegevens aan het einde van het verblijf worden gewist.

Door u gratis aan te melden bij het programma ‘ Hotiday ’ kunt u bij Club profiteren van aanbiedingen en kortingen op reserveringen en toegang krijgen tot speciale last-minute-tarieven. Voor de aanmelding vragen wij u om persoonlijke gegevens, zoals uw identiteitsgegevens, contactgegevens en gegevens met betrekking tot uw woonadres. U kunt zich ook registreren via uw Google-account: in dat geval ontvangen wij van de dienstverlener de profielgegevens die nodig zijn voor de authenticatie.

De gegevens worden verwerkt om uw account aan te maken en te beheren, de financiële voordelen van het programma automatisch toe te kennen en toe te passen, uw boekingsgeschiedenis bij te houden en u ondersteuning te bieden. De rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst inzake deelname aan het programma waarvan u deel uitmaakt (art. 6, lid 1, onder b) AVG). Deelname is vrijwillig en heeft op geen enkele wijze invloed op de mogelijkheid om een verblijf te boeken; u kunt zich te allen tijde terugtrekken door te verzoeken om verwijdering van uw account.

Het lidmaatschap geeft bovendien recht op aanbiedingen die exclusief voor leden zijn bestemd, zoals beschreven in het volgende hoofdstuk.

Deelname aan het Hotiday Club-programma geeft recht op het ontvangen, via e-mail en in het beveiligde gedeelte van de website, van exclusieve aanbiedingen en tarieven die voorbehouden zijn aan leden, zoals bepaald in het reglement van het programma. De rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst inzake deelname aan het programma waarvan u deel uitmaakt (art. 6, lid 1, onder b) AVG).

U kunt zich op elk moment afmelden voor het ontvangen van exclusieve aanbiedingen via e-mail via de speciale ‘unsubscribe’-link onderaan elke e-mail. Het uitschrijven heeft geen gevolgen voor de mogelijkheid om een verblijf te boeken, noch voor uw lidmaatschap en de voordelen van het Hotiday Club-programma: de aanbiedingen blijven beschikbaar in het gereserveerde gedeelte.

Indien u al gebruik hebt gemaakt van een van onze diensten, kunnen wij uw e-mailadres gebruiken om u berichten te sturen over diensten die vergelijkbaar zijn met de door u aangeschafte dienst, overeenkomstig artikel 130, lid 4, van Wetsbesluit 196/2003, zonder dat daarvoor uw voorafgaande toestemming vereist is. U kunt zich tegen deze verwerking verzetten, zonder formaliteiten en kosteloos, bij elke communicatie, door gebruik te maken van de link voor verzet die in elk bericht is opgenomen.

Na uw specifieke, vrijwillige toestemming analyseren wij uw voorkeuren en uw gedrag (uw boekingsgeschiedenis, de bestemmingen en accommodaties die u hebt bekeken, het aangegeven type reis en uw interactie met onze communicatie) om een profiel op te stellen en u aanbiedingen te sturen die zijn afgestemd op uw interesses. De rechtsgrondslag is de toestemming van de betrokkene (art. 6, lid 1, onder a) AVG). Het niet verlenen van toestemming heeft geen invloed op uw deelname aan het programma of op de voordelen daarvan. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via het beveiligde gedeelte. Deze verwerking heeft geen juridische gevolgen voor u en heeft evenmin een vergelijkbare significante invloed op uw persoon in de zin van art. 22 AVG.

Uw gegevens kunnen worden doorgegeven aan:

• de partnerbedrijven waar u uw reservering maakt en die optreden als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken;
• leveranciers van technische en beheersdiensten (hosting, beheer van de boekingsmodule en het PMS, verzending van berichten, klantenondersteuning), die zijn aangewezen als verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 28 van de AVG, waarmee Hotiday een specifieke gegevensbeschermingsovereenkomst heeft gesloten;
• aanbieders van betalingsdiensten, die de gegevens van het betaalmiddel verwerken als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, met inachtneming van de sectorale regelgeving;
• derden die belast zijn met het beheer van de administratieve, financiële, boekhoudkundige en juridische aspecten;
• eventuele externe partijen aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt voor het beheer van aanvullende diensten, op uitdrukkelijk verzoek van de klant, in het kader van de dienst „Digital Concierge“, die de gegevens verwerken in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijken of verwerkers, afhankelijk van hun rol en de omstandigheden;
• autoriteiten en toezichthoudende instanties, in de gevallen waarin de wet daarin voorziet.

De volledige en bijgewerkte lijst van partijen die de gegevens verwerken in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijken is op verzoek verkrijgbaar door een e-mail te sturen naar dpo.hotiday@figurati.it.

Uw persoonsgegevens worden in geen geval openbaar gemaakt.

De gegevens worden verwerkt in de vestigingen van de verwerkingsverantwoordelijke en bij de door hem als verwerkers aangewezen technische dienstverleners, waarvan de hostinginfrastructuur zich op het grondgebied van de Europese Unie bevindt.

Sommige diensten van derden die wij gebruiken (met name authenticatie via een Google-account en tools voor berichtenverkeer en metingen) kunnen leiden tot de doorgifte van gegevens naar derde landen. In dergelijke gevallen vindt de doorgifte plaats op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de modelcontractbepalingen zoals bedoeld in artikel 46, lid 2, onder c), van de AVG, in combinatie met aanvullende maatregelen indien nodig.

U kunt een kopie van de getroffen waarborgen opvragen door een e-mail te sturen naar dpo.hotiday@figurati.it.

Uw gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en, daarna, gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn. In het bijzonder: de gegevens met betrekking tot de reservering en het verblijf, inclusief factuurgegevens, gedurende tien jaar na afloop van het verblijf (art. 2220 van het Burgerlijk Wetboek en fiscale regelgeving); de facultatieve informatie over het verblijf en de inhoud van het veld ‘opmerkingen’ tot het einde van het verblijf; de navigatiegegevens en systeemlogs gedurende een periode van maximaal twaalf maanden, voor zover dit noodzakelijk is voor de beveiliging van de website; de gegevens van het Hotiday Club-account voor de duur van het lidmaatschap en, in geval van inactiviteit, gedurende vierentwintig maanden vanaf de laatste interactie, waarna het account na voorafgaande kennisgeving wordt verwijderd.

De gegevens worden verwerkt voor het versturen van berichten over soortgelijke diensten totdat bezwaar wordt gemaakt en in ieder geval niet langer dan vierentwintig maanden na de laatste reservering, en voor profilering totdat de toestemming wordt ingetrokken en in ieder geval niet langer dan twaalf maanden na de registratie ervan. Na het verstrijken van deze termijnen, of na verzet of intrekking, wordt de verwerking voor deze doeleinden beëindigd; het e-mailadres van degene die verzet heeft aangetekend, wordt uitsluitend bewaard om de naleving van het verzet te waarborgen. Dit laat de bewaring gedurende de tijd die nodig is om een recht voor de rechter uit te oefenen of te verdedigen, onverlet.

Als verwerkingsverantwoordelijke verbindt Hotiday S.r.l. zich ertoe de naleving van de geldende wetgeving inzake de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. Het onderhoud en het beheer van de inhoud worden intern uitgevoerd door personeel dat hiervoor opgeleid en gemachtigd is overeenkomstig artikel 29 van de AVG. Elke verwerking vindt plaats met behulp van geautomatiseerde middelen (bijv. via elektronische procedures en dragers) en/of handmatig (bijv. op papier) gedurende de tijd die strikt noodzakelijk is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor de gegevens zijn verzameld, en in ieder geval in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen ter zake.

Er worden specifieke veiligheidsmaatregelen getroffen om verlies, onrechtmatig of oneigenlijk gebruik van gegevens, evenals elke vorm van ongeoorloofde toegang te voorkomen.

Als betrokkene heeft u het recht om inzage te krijgen in uw persoonsgegevens, om rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid, beperking of verzet tegen de verwerking te vragen, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 15 tot en met 22 van de Verordening, en om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit volgens de geldende procedures. U kunt zich met name te allen tijde en zonder opgave van redenen verzetten tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, met inbegrip van de daarmee verband houdende profilering (art. 21, lid 2 AVG), en kunt u de gegeven toestemming te allen tijde intrekken, op dezelfde eenvoudige wijze als waarop u deze hebt gegeven, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden (art. 7, lid 3 AVG).

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u een brief sturen naar onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO), Studio Figurati S.r.l.s., die u per e-mail kunt bereiken op het adres dpo.hotiday@figurati.it

De verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen of bij te werken, ook als gevolg van wijzigingen in de wetgeving of in de aangeboden diensten. De geldende versie wordt altijd gepubliceerd op de website www.hotiday.com. In geval van wezenlijke wijzigingen in de doeleinden of de rechtsgrondslagen, zullen de geregistreerde betrokkenen hiervan op de hoogte worden gesteld via een specifieke mededeling.

We maken van deze gelegenheid gebruik om u te bedanken en u een aangenaam verblijf bij onze partners toe te wensen.

De directie.