Informacja dla zainteresowanych osób

Szanowny Zainteresowany,

Niniejsza informacja została sporządzona zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia UE 2016/679 (RODO), a także zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (dekret ustawodawczy nr 196/2003, zmieniony dekretem ustawodawczym nr 101/2018), w celu przekazania Państwu wszystkich informacji dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z korzystaniem z naszej strony internetowej www.hotiday.com, powiązanych subdomen oraz oferowanych przez nas usług, w tym uczestnictwa w programie lojalnościowym Hotiday Club.

Pragniemy zaznaczyć, że niniejsza informacja dotyczy wyłącznie strony internetowej hotiday.com i nie obejmuje innych stron internetowych, do których użytkownik/odwiedzający może uzyskać dostęp za pośrednictwem ewentualnych linków, w tym stron internetowych obiektów partnerskich, w których rezerwowany jest pobyt.

Administratorem danych jest spółka „ Hotiday ” S.r.l. z siedzibą przy via Giovanni Porzio nr 4 w Neapolu (NA), numer identyfikacyjny VAT 10011061214, reprezentowana przez prezesa zarządu Federico di Carlo.

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych – firmę Studio Figurati S.r.l.s., z którą można skontaktować się drogą mailową pod adresem dpo.hotiday@figurati.it w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Państwa danych osobowych oraz wykonywania przysługujących Państwu praw.

Systemy informatyczne i procedury programowe niezbędne do funkcjonowania strony internetowej mogą, w trakcie normalnego działania, gromadzić pewne dane osobowe, których przekazywanie wynika z samego korzystania z protokołów komunikacyjnych Internetu (adresy IP, nazwy domen komputerów wykorzystywanych do połączenia, system operacyjny i przeglądarka, z których korzystają użytkownicy, dane dotyczące czasu). Dane te nie są gromadzone w celu powiązania ich z konkretnymi osobami, jednak ze względu na swój charakter, poprzez przetwarzanie i powiązanie z danymi stron trzecich, mogą one umożliwić pośrednią identyfikację użytkowników. Są one wykorzystywane wyłącznie w celu uzyskania anonimowych informacji statystycznych oraz kontroli prawidłowego funkcjonowania strony internetowej; są przechowywane przez ograniczony okres i nie są przekazywane ani rozpowszechniane. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zakresie bezpieczeństwa własnej infrastruktury informatycznej.

Pliki cookie to niewielkie ciągi tekstowe, które odwiedzane strony internetowe zapisują na komputerach użytkowników/odwiedzających w celu umożliwienia ich działania, usprawnienia nawigacji oraz, w razie potrzeby, monitorowania sposobu korzystania z nich; mogą być one instalowane również przez inne strony internetowe lub serwery (tzw. „podmioty zewnętrzne”). Witryna wykorzystuje pliki cookie techniczne, niezbędne do jej funkcjonowania i niewymagające zgody, a także – po wyrażeniu przez użytkownika zgody, którą można udzielić z wyprzedzeniem i cofnąć w odniesieniu do poszczególnych celów – pliki cookie służące do zapewnienia funkcjonalności, poprawy komfortu użytkowania, pomiaru skuteczności oraz marketingu, w tym spersonalizowanych reklam.

Przy pierwszej wizycie użytkownik/odwiedzający ma możliwość wyrażenia zgody, odmowy lub dostosowania jej, a także może ją zmienić lub cofnąć w dowolnym momencie w panelu preferencji. Aktualna lista plików cookie zainstalowanych w poszczególnych celach, wraz z informacjami o dostawcach, okresach przechowywania oraz informacjach od stron trzecich, znajduje się w Polityce plików cookie, dostępnej na dole każdej strony serwisu i możliwej do wywołania w dowolnym momencie z panelu preferencji.

W przypadku osób zainteresowanych, które zamierzają skorzystać z naszych usług, wymagamy obowiązkowego podania danych osobowych o charakterze anagraficznym i kontaktowym, a także danych dotyczących fakturowania i środków płatniczych. Celem jest umożliwienie rezerwacji pobytu u naszych partnerów, a także wysyłanie Państwu informacji dotyczących organizacji usługi i potwierdzenia rezerwacji, obsługa płatności, zarządzanie ewentualnymi zmianami, anulowaniami i zwrotami kosztów oraz zapewnienie Państwu pomocy przed pobytem i w jego trakcie. W tym przypadku podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcie działań przed zawarciem umowy na jej wniosek, a nieprzekazanie tych danych uniemożliwia realizację rezerwacji.

Podczas rezerwacji mają Państwo możliwość podania – całkowicie dobrowolnie – przewidywanej godziny przyjazdu oraz rodzaju podróży. Informacje te są przetwarzane wyłącznie w celu umożliwienia obiektowi noclegowemu zorganizowania powitania i obsługi. Podstawą prawną jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a niepodanie tych danych nie ma żadnego wpływu na rezerwację.

W przypadku, gdyby zechciał Pan/Pani przekazać nam dodatkowe dane osobowe dotyczące Pana/Pani, w tym dane należące do szczególnych kategorii, tzw. „dane wrażliwe”, zgodnie z art. 9 RODO (w szczególności dane mogące ujawniać stan zdrowia, takie jak wymagania żywieniowe związane z chorobami lub potrzeba korzystania z pomocy w poruszaniu się) poprzez wypełnienie pola „uwagi” z dowolnym tekstem dostępnego podczas rezerwacji, uznaje się, że wyraziłeś milczącą zgodę na przekazanie tych danych do obiektu, w którym dokonujesz rezerwacji. W takim przypadku celem będzie obsługa Państwa wyraźnej prośby, a przetwarzanie danych będzie trwało wyłącznie przez czas niezbędny do jej realizacji, po czym dane zostaną usunięte po zakończeniu pobytu.

Dołączając bezpłatnie do programu „ Hotiday ”, Club może uzyskać oferty i zniżki na rezerwacje oraz dostęp do specjalnych taryf last minute. W celu rejestracji prosimy o podanie danych osobowych o charakterze rejestracyjnym, danych kontaktowych, a także danych dotyczących adresu zamieszkania. Alternatywnie mogą Państwo zarejestrować się za pomocą swojego konta Google: w takim przypadku otrzymujemy od dostawcy usługi dane profilowe niezbędne do uwierzytelnienia.

Dane są przetwarzane w celu utworzenia i zarządzania Państwa kontem, automatycznego przyznawania i stosowania korzyści finansowych przewidzianych w programie, zarządzania historią Państwa rezerwacji oraz zapewnienia Państwu pomocy. Podstawą prawną jest wykonanie umowy o przystąpieniu do programu, której są Państwo stroną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przystąpienie do programu jest dobrowolne i w żaden sposób nie wpływa na możliwość rezerwacji pobytu; w każdej chwili mogą Państwo zrezygnować, wnioskując o usunięcie konta.

Członkostwo uprawnia ponadto do otrzymywania ofert przeznaczonych wyłącznie dla członków, jak opisano w poniższej sekcji.

Uczestnictwo w programie Hotiday Club uprawnia do otrzymywania pocztą elektroniczną oraz w strefie zastrzeżonej na stronie internetowej ekskluzywnych ofert i taryf przeznaczonych wyłącznie dla członków programu, zgodnie z Regulaminem programu. Podstawą prawną jest wykonanie umowy o przystąpieniu do programu, której Państwo są stroną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

W dowolnym momencie można zrezygnować z otrzymywania e-maili z ofertami specjalnymi, korzystając z odpowiedniego linku „unsubscribe” znajdującego się na dole każdej wiadomości. Rezygnacja nie ma żadnego wpływu na możliwość rezerwacji pobytu ani na członkostwo i korzyści wynikające z programu Hotiday Club: oferty pozostają dostępne w strefie zastrzeżonej.

Jeśli korzystał Pan już z jednej z naszych usług, możemy wykorzystać Pański adres e-mail do wysyłania informacji dotyczących usług podobnych do tej, którą Pan nabył, zgodnie z art. 130 ust. 4 dekretu ustawodawczego nr 196/2003, bez konieczności uzyskania Państwa uprzedniej zgody. Mogą Państwo sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu danych, bez żadnych formalności i bezpłatnie, przy każdej wiadomości, korzystając z linku do wyrażenia sprzeciwu znajdującego się w każdej wiadomości.

Po uzyskaniu Państwa wyraźnej zgody, której udzielenie jest dobrowolne, analizujemy Państwa preferencje i zachowania (historię rezerwacji, przeglądane kierunki i obiekty, deklarowany rodzaj podróży oraz interakcje z naszymi komunikatami) w celu stworzenia profilu i wysyłania Państwu ofert dobranych na podstawie Państwa zainteresowań. Podstawą prawną jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Brak zgody nie ma wpływu na uczestnictwo w programie ani na związane z nim korzyści. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie w strefie zastrzeżonej. Przetwarzanie to nie wywołuje wobec Państwa żadnych skutków prawnych ani nie ma analogicznie istotnego wpływu na Państwa osobę w rozumieniu art. 22 RODO.

Państwa dane mogą zostać przekazane:

• obiekty partnerskie, w których dokonuje rezerwacji, które działają jako niezależni administratorzy danych;
• dostawcy usług technicznych i administracyjnych (hosting, obsługa systemu rezerwacji i systemu PMS, wysyłanie powiadomień, obsługa klienta), wyznaczeni jako podmioty przetwarzające dane zgodnie z art. 28 RODO, z którymi Hotiday podpisało specjalną umowę o ochronie danych;
• podmioty świadczące usługi płatnicze, które przetwarzają dane dotyczące środków płatniczych jako niezależni administratorzy danych zgodnie z przepisami branżowymi;
• podmioty zewnętrzne odpowiedzialne za zarządzanie kwestiami administracyjnymi, finansowymi, księgowymi i prawnymi;
• ewentualne podmioty zewnętrzne, którym dane mogą zostać przekazane w celu świadczenia dodatkowych usług, na wyraźną prośbę klienta, w ramach usługi „Digital Concierge”, które przetwarzają dane jako administratorzy lub podmioty przetwarzające, w zależności od pełnionej roli i okoliczności;
• organy i instytucje nadzorcze, w przypadkach przewidzianych przez prawo.

Pełna i aktualna lista podmiotów przetwarzających dane w charakterze podmiotów odpowiedzialnych za przetwarzanie jest dostępna na żądanie, które należy przesłać na adres dpo.hotiday@figurati.it.

W żadnym wypadku nie przewiduje się udostępniania Państwa danych osobowych.

Dane są przetwarzane w siedzibach administratora oraz u dostawców usług technicznych, których administrator wyznaczył na podmioty odpowiedzialne za przetwarzanie danych, a których infrastruktura hostingowa znajduje się na terytorium Unii Europejskiej.

Niektóre usługi stron trzecich, z których korzystamy (w szczególności uwierzytelnianie za pomocą konta Google oraz narzędzia do przesyłania wiadomości i pomiaru skuteczności), mogą wiązać się z przekazywaniem danych do państw trzecich. W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie adekwatności lub standardowych klauzul umownych, o których mowa w art. 46 ust. 2 lit. c RODO, wraz z dodatkowymi środkami, jeśli są one konieczne.

Można zwrócić się o kopię przyjętych gwarancji, pisząc na adres dpo.hotiday@figurati.it.

Państwa dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z ustawowych obowiązków przechowywania danych. W szczególności: dane dotyczące rezerwacji i pobytu, w tym dane rozliczeniowe, przez dziesięć lat od zakończenia pobytu (art. 2220 kodeksu cywilnego oraz przepisy podatkowe); opcjonalne informacje dotyczące pobytu oraz treść pola „uwagi” do momentu zakończenia pobytu; dane nawigacyjne i logi systemowe przez okres nie dłuższy niż dwanaście miesięcy, niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa strony; dane konta w klubie „ Hotiday ” przez okres trwania członkostwa, a w przypadku braku aktywności – przez dwadzieścia cztery miesiące od ostatniej interakcji, po upływie których konto zostanie usunięte po uprzednim powiadomieniu.

Dane są przetwarzane w celu wysyłania informacji dotyczących podobnych usług do momentu zgłoszenia sprzeciwu, a w każdym razie nie dłużej niż dwadzieścia cztery miesiące od ostatniej rezerwacji, oraz w celach profilowania do momentu cofnięcia zgody, a w każdym razie nie dłużej niż dwanaście miesięcy od ich zarejestrowania. Po upływie tych terminów lub w wyniku zgłoszenia sprzeciwu lub cofnięcia zgody przetwarzanie w tych celach ustaje; adres e-mail osoby, która zgłosiła sprzeciw, jest przechowywany wyłącznie w celu zapewnienia przestrzegania tego sprzeciwu. Nie ma to wpływu na przechowywanie danych przez czas niezbędny do dochodzenia lub obrony prawa na drodze sądowej.

Jako administrator danych firma Hotiday S.r.l. zobowiązuje się do zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych osobowych. Konserwacja i zarządzanie treściami są realizowane wewnętrznie przez odpowiednio przeszkolony i upoważniony personel zgodnie z art. 29 RODO. Każde przetwarzanie odbywa się za pomocą narzędzi zautomatyzowanych (np. z wykorzystaniem procedur i nośników elektronicznych) i/lub ręcznie (np. w formie papierowej) przez czas ściśle niezbędny do osiągnięcia celów, dla których dane zostały zebrane, a w każdym razie zgodnie z obowiązującymi przepisami w tej dziedzinie.

Wprowadzono konkretne środki bezpieczeństwa w celu zapobiegania utracie, nielegalnemu lub niewłaściwemu wykorzystaniu danych, a także wszelkim przypadkom nieuprawnionego dostępu.

Jako osoba, której dane dotyczą, ma Pan/Pani prawo do uzyskania dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, zgodnie z przepisami art. 15–22 rozporządzenia, a także do wniesienia skargi do organu nadzorczego zgodnie z obowiązującymi procedurami. W szczególności może Pan w dowolnym momencie i bez konieczności podawania przyczyny sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych w celach marketingu bezpośredniego, w tym profilowaniu związanemu z tym (art. 21 ust. 2 RODO), a także może w dowolnym momencie cofnąć udzieloną zgodę w taki sam prosty sposób, w jaki ją udzielił, bez uszczerbku dla zgodności z prawem przetwarzania danych przeprowadzonego przed cofnięciem zgody (art. 7 ust. 3 RODO).

Aby skorzystać z tych praw, można zwrócić się pisemnie do naszego inspektora ochrony danych (DPO), firmy Studio Figurati S.r.l.s., z którą można skontaktować się drogą mailową pod adresem dpo.hotiday@figurati.it

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany lub aktualizacji niniejszej polityki prywatności, w tym w wyniku zmian przepisów prawnych lub zmian w zakresie oferowanych usług. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na stronie internetowej www.hotiday.com. W przypadku istotnych zmian celów lub podstaw prawnych zarejestrowane osoby, których dane dotyczą, zostaną o tym poinformowane w drodze odpowiedniego powiadomienia.

Korzystamy z okazji, aby Pani podziękować i życzyć miłego pobytu u naszych partnerów.

Kierownictwo.