Note d'information à l'intention des personnes concernées

Cher intéressé,

La présente note d'information est fournie conformément aux articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) ainsi que conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel (décret législatif n° 196/2003, tel que modifié par le décret législatif n° 101/2018), afin de vous fournir toutes les informations relatives au traitement de vos données à caractère personnel, concernant l’utilisation de notre site web www.hotiday.com, de ses sous-domaines et des services que nous proposons, y compris l’adhésion au programme de fidélité « Hotiday Club ».

Nous tenons à préciser que la présente note d'information concerne uniquement le site hotiday.com et ne s'applique pas aux autres sites web auxquels l'utilisateur/visiteur peut accéder via d'éventuels liens présents sur ce site, y compris les sites des établissements partenaires auprès desquels le séjour est réservé.

Le responsable du traitement est la société « Hotiday S.r.l. », dont le siège social est situé via Giovanni Porzio n° 4, à Naples (NA), et dont le numéro de TVA est le 10011061214, représentée par Federico di Carlo, président du conseil d'administration.

Le Responsable du traitement a désigné un délégué à la protection des données, le cabinet Studio Figurati S.r.l.s., que vous pouvez contacter par e-mail à l'adresse dpo.hotiday@figurati.it pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel et à l'exercice de vos droits.

Les systèmes informatiques et les procédures logicielles nécessaires au fonctionnement du site peuvent collecter, au cours de leur fonctionnement normal, certaines données à caractère personnel dont la transmission est implicite dans l'utilisation des protocoles de communication Internet (adresses IP, noms de domaine des ordinateurs utilisés pour la connexion, système d'exploitation et navigateur utilisés, données temporelles). Elles ne sont pas collectées dans le but d’être associées à des personnes identifiées, mais, de par leur nature même, elles pourraient, par le biais de traitements et d’associations avec des données de tiers, permettre d’identifier indirectement les utilisateurs. Elles sont utilisées exclusivement pour obtenir des informations statistiques sous forme anonyme et pour vérifier le bon fonctionnement du site ; elles sont conservées pendant une durée limitée et ne sont ni communiquées ni diffusées. La base juridique est l’intérêt légitime du Responsable du traitement (art. 6, al. 1, let. f du RGPD) à assurer la sécurité de ses infrastructures informatiques.

Les cookies sont de petits fichiers texte que les sites visités déposent sur les ordinateurs des utilisateurs/visiteurs afin d'assurer leur bon fonctionnement, d'améliorer la navigation et, le cas échéant, d'en suivre l'utilisation ; ils peuvent également être installés par d'autres sites ou serveurs web (dits « tiers »). Le site utilise des cookies techniques, nécessaires à son fonctionnement et ne nécessitant pas de consentement, ainsi que – sous réserve de votre consentement, qui peut être donné au préalable et révoqué pour chaque finalité – des cookies à des fins de fonctionnalité, d’expérience utilisateur, de mesure d’audience et de marketing, y compris par le biais de publicités personnalisées.

Lors de sa première visite, l'utilisateur/visiteur a la possibilité d'accepter, de refuser ou de personnaliser son consentement, et peut le modifier ou le révoquer à tout moment depuis le panneau des préférences. La liste mise à jour des cookies installés pour chaque finalité, de leurs fournisseurs, de leurs durées de vie et des informations relatives aux tiers figure dans la Politique en matière de cookies, disponible au bas de chaque page du site et accessible à tout moment depuis le panneau des préférences.

En ce qui concerne les personnes concernées qui souhaitent bénéficier de nos services, nous leur demandons de nous fournir obligatoirement des données à caractère personnel d'état civil, leurs coordonnées, ainsi que les données relatives à la facturation et aux moyens de paiement. L’objectif est de pouvoir réserver votre séjour auprès de nos partenaires, ainsi que de vous envoyer des communications relatives à l’organisation du service et à la confirmation de la réservation, de gérer le paiement, de traiter les éventuelles modifications, annulations et remboursements, et de vous fournir une assistance avant et pendant votre séjour. Dans ce cas, la base juridique est celle prévue par l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, à savoir l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie, ou de mesures précontractuelles prises à sa demande, et le défaut de communication de ces données rend impossible la réalisation de la réservation.

Lors de la réservation, vous avez la possibilité d’indiquer, à titre purement facultatif, l’heure d’arrivée prévue et le type de voyage. Ces informations sont traitées dans le seul but de permettre à l’établissement d’accueil d’organiser l’accueil et le service. La base juridique est l’exécution du contrat (art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD) et le fait de ne pas fournir ces informations n’a aucune incidence sur la réservation.

Si vous souhaitez nous communiquer d'autres données à caractère personnel vous concernant, y compris des données relevant de catégories particulières, dites « données sensibles », au sens de l'article 9 du RGPD (notamment les données susceptibles de révéler l'état de santé, telles que les besoins alimentaires liés à des pathologies ou la nécessité d'aides à la mobilité) en remplissant le champ « Remarques » à saisie libre lors de la réservation, votre consentement à la communication de ces données à l'établissement auprès duquel vous effectuez la réservation sera considéré comme implicitement donné. Dans ce cas, la finalité sera de traiter votre demande explicite et leur traitement n’aura lieu que pendant le temps nécessaire pour répondre à cette demande, avant d’être effacées à la fin de votre séjour.

En adhérant gratuitement au programme « Hotiday », le Club vous permet de bénéficier d’offres et de réductions sur vos réservations, ainsi que d’un accès à des tarifs de dernière minute réservés aux membres. Pour votre inscription, nous vous demandons des données personnelles d’état civil, vos coordonnées, ainsi que les informations relatives à votre adresse de résidence. Vous pouvez également vous inscrire via votre compte Google : dans ce cas, le fournisseur du service nous transmet les données de profil nécessaires à l'authentification.

Les données sont traitées afin de créer et de gérer votre compte, de vous faire bénéficier et d’appliquer automatiquement les avantages financiers prévus par le programme, de gérer l’historique de vos réservations et de vous fournir une assistance. La base juridique est l’exécution du contrat d’adhésion au programme auquel vous participez (art. 6, al. 1, let. b du RGPD). L'adhésion est libre et ne conditionne en aucune manière la possibilité de réserver un séjour ; vous pouvez vous désinscrire à tout moment en demandant la suppression de votre compte.

L'adhésion donne également droit à des offres réservées aux membres, comme décrit dans la section suivante.

L'adhésion au programme « Hotiday Club » donne droit à recevoir, par e-mail et dans l'espace réservé du site, des offres et des tarifs exclusifs réservés aux membres, conformément au règlement du programme. La base juridique est l’exécution du contrat d’adhésion au programme auquel vous êtes partie (art. 6, al. 1, let. b du RGPD).

Vous pouvez à tout moment vous désabonner des offres réservées envoyées par e-mail en cliquant sur le lien « se désabonner » figurant au bas de chaque e-mail. Cette désinscription n'a aucune incidence sur la possibilité de réserver un séjour, ni sur votre adhésion et les avantages du programme Hotiday Club : les offres restent consultables dans l'espace réservé.

Si vous avez déjà eu recours à l'un de nos services, nous pourrons utiliser votre adresse e-mail pour vous envoyer des communications relatives à des services similaires à celui que vous avez acheté, conformément à l’article 130, alinéa 4, du décret législatif n° 196/2003, sans qu’il soit nécessaire d’obtenir votre consentement préalable. Vous pouvez vous opposer à ce traitement, sans formalité et gratuitement, à chaque communication, en utilisant le lien de désabonnement présent dans chaque message.

Sous réserve de votre consentement spécifique, facultatif, nous analysons vos préférences et vos comportements (l'historique de vos réservations, les destinations et les établissements consultés, le type de voyage indiqué et votre interaction avec nos communications) afin d'établir un profil et de vous envoyer des offres sélectionnées en fonction de vos centres d'intérêt. La base juridique est le consentement de la personne concernée (art. 6, al. 1, let. a du RGPD). Le refus de donner votre consentement n’a aucune incidence sur votre adhésion au programme ni sur les avantages qui y sont liés. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment depuis votre espace personnel. Ce traitement n’entraîne aucun effet juridique à votre encontre et n’a pas non plus d’incidence significative sur votre personne au sens de l’article 22 du RGPD.

Vos données peuvent être communiquées à :

• les établissements partenaires auprès desquels vous effectuez votre réservation, qui agissent en tant que responsables autonomes du traitement ;
• les prestataires de services techniques et de gestion (hébergement, gestion du moteur de réservation et du PMS, envoi de communications, service client), désignés comme sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD, avec lesquels Hotiday a conclu un accord spécifique de protection des données ;
• les prestataires de services de paiement, qui traitent les données relatives aux moyens de paiement en tant que responsables autonomes, dans le respect de la réglementation applicable au secteur ;
• des tiers chargés de la gestion des aspects administratifs, financiers, comptables et juridiques ;
• les éventuels tiers auxquels les données peuvent être communiquées pour la gestion de services supplémentaires, à la demande expresse du client, dans le cadre du service « Digital Concierge », et qui traitent les données en qualité de responsables du traitement ou de sous-traitants, en fonction de leur rôle et des circonstances ;
• autorités et organismes de surveillance, dans les cas prévus par la loi.

La liste complète et mise à jour des entités qui traitent les données en qualité de sous-traitants est disponible sur simple demande en écrivant à dpo.hotiday@figurati.it.

En aucun cas, vos données personnelles ne seront divulguées.

Les données sont traitées dans les locaux du responsable du traitement et chez les prestataires de services techniques qu'il a désignés comme sous-traitants, dont l'infrastructure d'hébergement est située sur le territoire de l'Union européenne.

Certains services tiers que nous utilisons (notamment l'authentification via un compte Google, ainsi que les outils de messagerie et de mesure d'audience) peuvent impliquer le transfert de données vers des pays tiers. Dans ces cas, le transfert s'effectue sur la base d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ou des clauses contractuelles types visées à l'article 46, paragraphe 2, point c), du RGPD, assorties de mesures supplémentaires si nécessaire.

Vous pouvez demander une copie des mesures de protection mises en place en écrivant à dpo.hotiday@figurati.it.

Vos données sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis pendant la durée prévue par les obligations légales de conservation. Plus précisément : les données relatives à la réservation et au séjour, y compris celles relatives à la facturation, pendant dix ans à compter de la fin du séjour (art. 2220 du Code civil italien et réglementation fiscale) ; les informations facultatives concernant le séjour et le contenu du champ « remarques » jusqu’à la fin du séjour ; les données de navigation et les journaux système pendant une période n'excédant pas douze mois, nécessaire à la sécurité du site ; les données du compte « Hotiday Club» pendant la durée de l'adhésion et, en cas d'inactivité, pendant vingt-quatre mois à compter de la dernière interaction, à l'issue desquels le compte est supprimé après notification préalable.

Les données sont traitées afin d'envoyer des communications sur des services similaires jusqu'à ce que l'utilisateur s'y oppose et, en tout état de cause, au plus tard vingt-quatre mois après la dernière réservation, ainsi qu'à des fins de profilage jusqu'à la révocation du consentement et, en tout état de cause, au plus tard douze mois après leur enregistrement. À l’expiration de ces délais, ou à la suite d’une opposition ou d’une révocation, le traitement à ces fins cesse ; l’adresse e-mail de la personne ayant fait opposition est conservée dans le seul but de garantir le respect de cette opposition. Cette disposition ne porte pas atteinte à la conservation des données pendant la durée nécessaire à l’exercice ou à la défense d’un droit devant les tribunaux.

En tant que responsable du traitement, Hotiday S.r.l. s'engage à garantir le respect de la réglementation en vigueur en matière de sécurité des données à caractère personnel. La maintenance et la gestion des contenus sont assurées en interne par du personnel dûment formé et habilité conformément à l'article 29 du RGPD. Chaque traitement est effectué à l'aide d'outils automatisés (par exemple, à l'aide de procédures et de supports électroniques) et/ou manuellement (par exemple, sur support papier) pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données ont été collectées et, dans tous les cas, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur en la matière.

Des mesures de sécurité spécifiques sont mises en œuvre afin de prévenir la perte, l'utilisation illicite ou abusive des données, ainsi que tout accès non autorisé.

En tant que personne concernée, vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel, d’en demander la rectification, l’effacement, la portabilité, la limitation du traitement ou de vous opposer à leur traitement, conformément aux articles 15 à 22 du Règlement, ainsi que de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle selon les procédures en vigueur. En particulier, vous pouvez à tout moment et sans avoir à justifier votre décision vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct, y compris le profilage qui y est lié (art. 21, al. 2 du RGPD), et peut retirer à tout moment le consentement donné, aussi facilement qu’il l’a donné, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait (art. 7, al. 3 du RGPD).

Pour exercer ces droits, vous pouvez écrire à notre délégué à la protection des données (DPO), Studio Figurati S.r.l.s., que vous pouvez contacter par e-mail à l'adresse dpo.hotiday@figurati.it

Le Responsable du traitement se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour la présente politique de confidentialité, notamment à la suite de modifications réglementaires ou concernant les services proposés. La version en vigueur est toujours publiée sur le site www.hotiday.com. En cas de modifications substantielles des finalités ou des bases juridiques, les personnes concernées enregistrées en seront informées par une communication spécifique.

Nous profitons de cette occasion pour vous remercier et vous souhaiter un agréable séjour chez nos partenaires.

La Direction.