Informativa ai soggetti interessati

Gentile interessato,

la presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) nonché in conformità alla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/2003, come modificato dal D. Lgs. 101/2018), per fornirle tutte le informazioni relative al trattamento dei suoi dati personali, in merito all’utilizzo del nostro sito web www.hotiday.com, dei relativi sottodomini e dei servizi da noi offerti, inclusa l’adesione al programma fedeltà Hotiday Club.

Teniamo a specificare che tale informativa è resa solo per il sito hotiday.com e non anche per altri siti web consultabili dall’utente/visitatore tramite eventuali link presenti, inclusi i siti delle Strutture partner presso le quali il soggiorno viene prenotato.

Il Titolare del Trattamento è Hotiday S.r.l., con sede in via Giovanni Porzio n. 4, Napoli (NA) e p. iva 10011061214, rappresentato dal Presidente del Consiglio di Amministrazione Federico di Carlo.

Il Titolare ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati, lo Studio Figurati S.r.l.s., contattabile via e-mail all’indirizzo dpo.hotiday@figurati.it per ogni questione relativa al trattamento dei suoi dati personali e all’esercizio dei suoi diritti.

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito possono acquisire, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet (indirizzi IP, nomi a dominio dei computer utilizzati per la connessione, sistema operativo e browser utilizzati, dati temporali). Non sono raccolti per essere associati a interessati identificati, ma per la loro natura, attraverso elaborazioni e associazioni con dati di terzi, potrebbero permettere di identificare indirettamente gli utenti. Sono utilizzati esclusivamente per ricavare informazioni statistiche in forma anonima e per controllare il corretto funzionamento del sito, sono conservati per un periodo limitato e non sono comunicati né diffusi. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare (art. 6 par. 1 lett. f GDPR) alla sicurezza delle proprie infrastrutture informatiche.

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Per quanto concerne gli interessati che intendono avvalersi dei nostri servizi, richiediamo che gli stessi forniscano obbligatoriamente dati personali di tipo anagrafico, di contatto, nonché i dati relativi alla fatturazione e ai mezzi di pagamento. La finalità è poter prenotare il suo soggiorno presso i nostri partner nonché inviarle comunicazioni relative all’organizzazione del servizio e alla conferma della prenotazione, gestire il pagamento, gestire eventuali modifiche, cancellazioni e rimborsi e fornirle assistenza prima e durante il soggiorno. In questo caso la base giuridica è quella prevista dall’art. 6 c.1 lett. b) del GDPR, ossia l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte, o di misure precontrattuali adottate su sua richiesta, e il mancato conferimento di tali dati rende impossibile dare corso alla prenotazione.

In fase di prenotazione le è data la possibilità di indicare, in via del tutto facoltativa, l’orario di arrivo previsto e la tipologia di viaggio. Tali informazioni sono trattate al solo fine di consentire alla Struttura ospitante di organizzare l’accoglienza e il servizio. La base giuridica è l’esecuzione del contratto (art. 6 par. 1 lett. b GDPR) e il mancato conferimento non produce alcuna conseguenza sulla prenotazione.

Nel caso volesse comunicarci ulteriori dati personali a lei riferibili, ivi inclusi dati appartenenti a categorie particolari, c.d. “dati sensibili”, ai sensi dell’art. 9 GDPR (in particolare dati idonei a rivelare lo stato di salute, quali esigenze alimentari legate a patologie o necessità di ausili per la mobilità) attraverso la compilazione del campo note a testo libero presente in fase di prenotazione, si riterrà implicitamente espresso il consenso alla comunicazione dei dati presso la struttura verso la quale sta effettuando la prenotazione. In tal caso la finalità sarà quella di gestire una sua esplicita richiesta e il loro trattamento avverrà per il solo tempo necessario a soddisfare la richiesta, per poi essere cancellati al termine del soggiorno.

Aderendo gratuitamente al programma Hotiday Club può ottenere offerte e sconti sulle prenotazioni e l’accesso a tariffe last minute dedicate. Per l’iscrizione le chiediamo dati personali di tipo anagrafico, di contatto, nonché i dati relativi all’indirizzo di residenza. In alternativa può registrarsi tramite il suo account Google: in tal caso riceviamo dal fornitore del servizio i dati del profilo necessari all’autenticazione.

I dati sono trattati per costituire e gestire il suo account, erogare e applicare automaticamente i vantaggi economici previsti dal programma, gestire lo storico delle sue prenotazioni e fornirle assistenza. La base giuridica è l’esecuzione del contratto di adesione al programma di cui lei è parte (art. 6 par. 1 lett. b GDPR). L’adesione è libera e non condiziona in alcun modo la possibilità di prenotare un soggiorno; può recedere in ogni momento richiedendo la cancellazione dell’account.

L’adesione dà inoltre diritto a ricevere le offerte riservate agli iscritti, come descritto nella sezione seguente.

L’adesione al programma Hotiday Club dà diritto a ricevere, via e-mail e nell’area riservata del sito, offerte e tariffe esclusive riservate agli iscritti, come previsto dal Regolamento del programma. La base giuridica è l’esecuzione del contratto di adesione al programma di cui lei è parte (art. 6 par. 1 lett. b GDPR).

Può disattivare in qualsiasi momento la ricezione via e-mail delle offerte riservate tramite lo specifico link “unsubscribe” presente in calce a ogni mail. La disattivazione non produce alcuna conseguenza sulla possibilità di prenotare un soggiorno, né sull’adesione e sui vantaggi del programma Hotiday Club: le offerte restano consultabili nell’area riservata.

Qualora lei abbia già usufruito di un nostro servizio, potremo utilizzare il suo indirizzo di posta elettronica per inviarle comunicazioni relative a servizi analoghi a quello acquistato, ai sensi dell’art. 130 comma 4 del D. Lgs. 196/2003, senza necessità di un suo consenso preventivo. Lei può opporsi a tale trattamento, senza formalità e gratuitamente, in occasione di ogni comunicazione, utilizzando il link di opposizione presente in ciascun messaggio.

Previo suo specifico consenso, facoltativo, analizziamo le sue preferenze e i suoi comportamenti (lo storico delle prenotazioni, le destinazioni e le strutture consultate, la tipologia di viaggio dichiarata e l’interazione con le nostre comunicazioni) al fine di costruire un profilo e inviarle offerte selezionate sulla base dei suoi interessi. La base giuridica è il consenso dell’interessato (art. 6 par. 1 lett. a GDPR). Il mancato consenso non incide sull’adesione al programma né sui suoi vantaggi. Può revocare il consenso in qualsiasi momento dall’area riservata. Tale trattamento non produce effetti giuridici nei suoi confronti né incide in modo analogamente significativo sulla sua persona ai sensi dell’art. 22 GDPR.

I suoi dati possono essere comunicati a:

• le Strutture partner presso le quali effettua la prenotazione, le quali agiscono come titolari autonomi del trattamento;
• fornitori di servizi tecnici e gestionali (hosting, gestione del motore di prenotazione e del PMS, invio delle comunicazioni, assistenza clienti), nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, con i quali Hotiday ha sottoscritto uno specifico Data Protection Agreement;
• prestatori di servizi di pagamento, che trattano i dati del mezzo di pagamento in qualità di titolari autonomi nel rispetto della normativa di settore;
• soggetti terzi deputati alla gestione degli aspetti amministrativi, finanziari, contabili e legali;
• eventuali soggetti esterni a cui i dati possono essere comunicati per la gestione di ulteriori servizi, su esplicita richiesta del cliente, nell’ambito del servizio “Digital Concierge”, che trattano i dati in qualità di titolari o responsabili del trattamento, in funzione del ruolo e delle circostanze;
• autorità e organi di vigilanza, nei casi previsti dalla legge.

La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta scrivendo a dpo.hotiday@figurati.it.

In nessun caso è prevista la diffusione dei suoi dati personali.

I dati sono trattati presso le sedi del Titolare e presso i fornitori di servizi tecnici da esso nominati responsabili del trattamento, la cui infrastruttura di hosting è ubicata nel territorio dell’Unione Europea.

Alcuni servizi di terze parti da noi utilizzati (in particolare l’autenticazione tramite account Google e gli strumenti di messaggistica e di misurazione) possono comportare il trasferimento di dati verso paesi terzi. In tali casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea ovvero delle clausole contrattuali tipo di cui all’art. 46 par. 2 lett. c GDPR, unitamente a misure supplementari ove necessarie.

Può richiedere copia delle garanzie adottate scrivendo a dpo.hotiday@figurati.it.

I suoi dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono raccolti e, successivamente, per la durata degli obblighi di conservazione di legge. In particolare: i dati della prenotazione e del soggiorno, compresi quelli di fatturazione, per dieci anni dalla conclusione del soggiorno (art. 2220 c.c. e normativa fiscale); le informazioni facoltative sul soggiorno e il contenuto del campo note fino al termine del soggiorno; i dati di navigazione e i log di sistema per un periodo non superiore a dodici mesi necessario alla sicurezza del sito; i dati dell'account Hotiday Club per la durata dell'iscrizione e, in caso di inattività, per ventiquattro mesi dall'ultima interazione, decorsi i quali l'account è cancellato previo avviso.

I dati sono trattati per l’invio di comunicazioni su servizi analoghi fino all’opposizione e comunque non oltre ventiquattro mesi dall’ultima prenotazione, e per finalità di profilazione fino alla revoca del consenso e comunque non oltre dodici mesi dalla loro registrazione. Decorsi tali termini, o a seguito di opposizione o revoca, il trattamento per tali finalità cessa; l’indirizzo e-mail di chi si è opposto è conservato al solo fine di garantire il rispetto dell’opposizione. Resta salva la conservazione per il tempo necessario a esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

In qualità di titolare del trattamento Hotiday S.r.l. si impegna a garantire il rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza dei dati personali. La manutenzione e la gestione dei contenuti sono effettuate internamente da personale opportunamente formato e autorizzato ai sensi dell’art. 29 GDPR. Ciascun trattamento è effettuato attraverso strumenti automatizzati (ad es. utilizzando procedure e supporti elettronici) e/o manualmente (ad es. su supporto cartaceo) per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia.

Specifiche misure di sicurezza sono implementate allo scopo di prevenire la perdita, l’uso illecito o non corretto dei dati, nonché qualsiasi accesso non autorizzato.

In qualità di interessato, lei ha il diritto di ottenere l’accesso ai suoi dati personali, chiederne la rettifica, la cancellazione, la portabilità, la limitazione o l’opposizione al trattamento, secondo quanto stabilito dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento, nonché proporre reclamo a un’autorità di controllo secondo le procedure vigenti. In particolare, può opporsi in qualsiasi momento e senza necessità di motivazione al trattamento dei suoi dati per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione connessa (art. 21 par. 2 GDPR), e può revocare in ogni momento il consenso prestato, con la stessa facilità con cui lo ha prestato, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca (art. 7 par. 3 GDPR).

Per esercitare tali diritti può scrivere al nostro Responsabile per la Protezione dei Dati (DPO), lo Studio Figurati S.r.l.s., contattabile via e-mail all’indirizzo dpo.hotiday@figurati.it

Il Titolare si riserva di modificare o aggiornare la presente informativa, anche in conseguenza di modifiche normative o dei servizi offerti. La versione vigente è sempre pubblicata sul sito www.hotiday.com. In caso di modifiche sostanziali delle finalità o delle basi giuridiche, gli interessati registrati ne saranno informati con apposita comunicazione.

Cogliamo l’occasione per ringraziarla e augurarle un piacevole soggiorno presso i nostri partner.

La Direzione.